01. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales asociados a la operación propia de Merlin Super Inteligencia es DESIGNIAEX S.A.S., identificada con NIT 901776760-8, con domicilio en Soacha, Cundinamarca, Colombia.
Canal de privacidad y peticiones: merlin@designiaex.com.
Dirección para notificaciones: [CONFIRMAR DIRECCIÓN COMERCIAL O DE NOTIFICACIONES].
Teléfono de contacto: [CONFIRMAR TELÉFONO PÚBLICO].
El correo anterior está destinado a solicitudes relativas a Merlin. La atención de estas solicitudes estará a cargo del área administrativa designada por DESIGNIAEX S.A.S.
02. Ámbito de aplicación
Esta política aplica al sitio web merlin.designiaex.com, a las cuentas registradas en Merlin Super Inteligencia y, cuando esas funciones se habiliten, a los módulos de agentes e integraciones empresariales denominados Merlin Connect.
Al prestar servicios de automatización a una empresa cliente, DESIGNIAEX S.A.S. podrá actuar como encargada del tratamiento respecto de determinados mensajes o datos de los clientes de esa empresa, según el alcance de las instrucciones y acuerdos correspondientes. La empresa cliente puede conservar la calidad de responsable del tratamiento de sus propios contactos.
03. Categorías de datos
Según las funcionalidades usadas y la información suministrada, pueden procesarse:
- Identificación y contacto: nombres, apellidos, correo, teléfono, ciudad y, cuando sea necesario y justificado, documento de identidad y fecha de nacimiento.
- Cuenta y seguridad: fecha de registro, autorizaciones, estado de cuenta, sesiones, dirección IP, datos técnicos del navegador y registros de acceso.
- Contenido facilitado: mensajes, instrucciones, conversaciones, documentos, imágenes, grabaciones de audio, transcripciones, archivos y resultados de IA.
- Operación y facturación: solicitudes, proveedor de IA, modelo, duración, unidades de uso, costos estimados, conciliaciones e información contractual relacionada.
- Canales conectados, si se activan: identificadores de cuentas empresariales, páginas, permisos OAuth, mensajes, comentarios, reseñas, archivos multimedia, información de contacto y metadatos entregados por las APIs autorizadas.
No solicitamos al usuario las contraseñas de sus cuentas Meta para conectar canales mediante mecanismos oficiales de autorización.
04. Finalidades del tratamiento
- Registrar, verificar y administrar cuentas de usuarios y aprobaciones manuales.
- Prestar funciones de conversación, investigación, generación y edición asistida por inteligencia artificial.
- Guardar y recuperar conversaciones, proyectos, archivos y configuraciones conforme a las funciones activadas.
- Permitir a empresas configurar agentes y, cuando la integración esté habilitada, administrar mensajes, comentarios y otros eventos de canales conectados.
- Medir consumo de APIs, elaborar reportes de uso, gestionar cobros pactados y atender solicitudes de soporte.
- Prevenir fraude, abuso, accesos indebidos e incidentes de seguridad.
- Cumplir obligaciones legales, contractuales y requerimientos de autoridades competentes.
El envío de comunicaciones comerciales no indispensables requerirá la base jurídica o autorización que resulte aplicable.
05. Proveedores, integraciones y circulación internacional
Para prestar las funciones que se habiliten pueden intervenir servicios de infraestructura, correo y procesamiento de IA, incluidos Hostinger, OpenAI, Google y fal.ai. Cuando el cliente conecte canales externos podrán intervenir Meta (WhatsApp, Facebook, Instagram) y otros proveedores autorizados expresamente.
Algunas solicitudes, archivos o datos asociados a funcionalidades de IA pueden enviarse a los proveedores elegidos para ejecutar la operación. Estos proveedores pueden procesar información en jurisdicciones distintas de Colombia; la transmisión o transferencia se gestionará de acuerdo con la legislación aplicable, los contratos correspondientes y las condiciones de cada servicio.
Las funciones o conectores todavía no activados no implican que se realice actualmente una comunicación de datos a esos proveedores.
06. Datos de terceros y uso de agentes
Cuando una empresa conecte su cuenta de WhatsApp, Instagram, Facebook u otro canal, deberá contar con las autorizaciones y avisos exigidos para el tratamiento de los datos de sus clientes y contactos. DESIGNIAEX S.A.S. procesará la información necesaria para la integración conforme a la configuración autorizada y las obligaciones contractuales.
Los agentes de IA pueden procesar texto y contenidos multimedia recibidos en los canales habilitados. El usuario empresarial deberá configurar reglas de supervisión humana y evitar solicitar o compartir información sensible sin una finalidad y base legítima apropiadas.
07. Conservación y seguridad
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para prestar los servicios, mantener las cuentas y cumplir obligaciones aplicables, considerando las solicitudes de supresión y los plazos legales o contractuales pertinentes.
Se adoptarán medidas técnicas y administrativas apropiadas al riesgo, como control de accesos, roles, autenticación y registro de eventos. Ningún sistema digital puede garantizar seguridad absoluta.
Antes de la publicación definitiva: [DEFINIR PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE CHATS, ARCHIVOS, REGISTROS Y COPIAS DE SEGURIDAD].
08. Derechos de las personas titulares
Conforme a la normativa aplicable, los titulares pueden solicitar conocer, acceder, actualizar, rectificar o suprimir sus datos y revocar autorizaciones cuando proceda; también pueden presentar consultas o reclamos y solicitar información sobre el uso de sus datos.
Para ejercer estos derechos, escribe a merlin@designiaex.com indicando la solicitud y un medio de contacto. Podemos solicitar información adicional proporcional para verificar la identidad y evitar accesos fraudulentos.
Las consultas y reclamos se atenderán dentro de los términos legales aplicables, incluidos los establecidos en la Ley 1581 de 2012. Puedes conocer el procedimiento específico en Eliminación de datos.
09. Cookies, cambios y contacto
Merlin puede utilizar cookies necesarias para autenticación, seguridad y funcionamiento de la sesión. Si posteriormente incorpora analítica o tecnologías no esenciales, se informará y gestionarán las preferencias según las normas aplicables.
La presente política podrá actualizarse cuando cambien las funcionalidades, proveedores o requisitos aplicables. La fecha de la versión vigente se informará en esta página.
Contacto: merlin@designiaex.com. Consulta también nuestros Términos y condiciones.